Почти в каждой отрасли проекты являются важнейшим элементом регулярного совершенствования процессов, повышения производительности или внесения изменений в продукт. Автомобильная промышленность, финансовая индустрия, сектор здравоохранения и многие другие отрасли стали нуждаться в более полном цикле работы над проектами. Определяя специального менеджера для каждого проекта, шансы на успех становятся намного больше.
Менеджеры проектов — важнейшие лидеры в любом проекте, и исследования на самом деле показывают, что организации, которые инвестируют в ресурсы для управления проектами, тратят в 28 раз меньше средств, чем те, кто пренебрегает этой функцией.
Роль руководителя проекта
Эта роль помогает поддерживать полный цикл проекта. Ответственные за общение с заинтересованными сторонами, управление бюджетами и сроками, а также за помощь проектной команде, менеджеры проектов имеют много забот. С таким количеством постоянно меняющимися переменных, проектные команды и менеджеры проектов будут совершать ошибки.
Ошибки неизбежны
И хотя ошибок избежать невозможно, будет полезно быть знакомым с самыми распространенными из тех, что совершают менеджеры проектов, и инструментами для их устранения. Помните, даже если ошибка произошла, все поправимо. При правильном мышлении, определенных инструментах и активной поддержке руководства проектными менеджеры, которые сталкиваются с препятствиями, могут добиться успеха. Вот 5 самых больших ошибок в управлении проектами и как их избежать.
Ошибки неизбежны
И хотя ошибок избежать невозможно, будет полезно быть знакомым с самыми распространенными из тех, что совершают менеджеры проектов, и инструментами для их устранения. Помните, даже если ошибка произошла, все поправимо. При правильном мышлении, определенных инструментах и активной поддержке руководства проектными менеджеры, которые сталкиваются с препятствиями, могут добиться успеха. Вот 5 самых больших ошибок в управлении проектами и как их избежать.
1. Неспособность поддерживать управляемость областью
Страшный термин “расползание сферы охвата” — это то, что не дает многим руководителям проектов спать по ночам. Когда проект начинает набирать обороты, может показаться, что новые заинтересованные стороны и дополнительные требования начинают возникать сами собой. Эти дополнительные требования могут помешать прогрессу, которого добивается команда, поставить под сомнение ясность проекта и под угрозу общий успех запланированного проекта. В то время как у заинтересованных сторон может возникнуть соблазн добавлять небольшие запросы и изменения по всему проекту, менеджер должен управлять этими запросами, иначе они рискуют подвергнуть всю команду риску.
Решение
Поддерживая четкий набор запланированных результатов конкретного проекта и периодически просматривая этот список, вы сможете четче понимать картинку происходящего. Как проект-менеджеру, вам важно привыкнуть говорить “нет”, даже людям с большим стажем, чем вы, потому что никто лучше вас не знает все тонкости вашего проекта. Если новые требования обязательны, вам придется пересмотреть ожидания в отношении бюджета и сроков или поработать с заинтересованными сторонами, чтобы выяснить, какие другие требования можно убрать вместо этого. В этой ситуации нужно чем-то пожертвовать, и вам решать, чем именно.
Решение
Поддерживая четкий набор запланированных результатов конкретного проекта и периодически просматривая этот список, вы сможете четче понимать картинку происходящего. Как проект-менеджеру, вам важно привыкнуть говорить “нет”, даже людям с большим стажем, чем вы, потому что никто лучше вас не знает все тонкости вашего проекта. Если новые требования обязательны, вам придется пересмотреть ожидания в отношении бюджета и сроков или поработать с заинтересованными сторонами, чтобы выяснить, какие другие требования можно убрать вместо этого. В этой ситуации нужно чем-то пожертвовать, и вам решать, чем именно.
2. Недостаток общения
Иногда может показаться, что менеджер проекта тратит больше времени на общение о проекте, чем на саму работу над проектом. Однако это важный аспект работы любого проект-менеджера. Неспособность сообщить заинтересованным сторонам об обновлениях проекта может оставить у них ощущение, что они находятся в неведении, и поставить под угрозу свою способность оказывать необходимую поддержку проекту. Кроме того, без надлежащей коммуникации в самой проектной команде требования могут быть упущены, приоритеты могут стать неясными, а обязанности могут быть перегружены.
Решение
Устанавливайте регулярные точки соприкосновения для общения по мере необходимости. Если еженедельное собрание заинтересованных сторон помогает внести ясность в то, что происходит в проекте, и увеличивает инвестиции, это, вероятно, стоит вашего времени. Вам нужны точки соприкосновения в течение недели с вашей проектной командой, чтобы разобраться в возникших проблемах или оказать поддержку, которая может потребоваться. Как менеджер проекта, вы должны выступать в качестве точки соприкосновения практически для всех, помогая поддерживать связь многих людей по мере продвижения проекта. Делайте то, что работает для вас, и не бойтесь попробовать несколько методов общения, пока не найдете то, что работает лучше всего.
Решение
Устанавливайте регулярные точки соприкосновения для общения по мере необходимости. Если еженедельное собрание заинтересованных сторон помогает внести ясность в то, что происходит в проекте, и увеличивает инвестиции, это, вероятно, стоит вашего времени. Вам нужны точки соприкосновения в течение недели с вашей проектной командой, чтобы разобраться в возникших проблемах или оказать поддержку, которая может потребоваться. Как менеджер проекта, вы должны выступать в качестве точки соприкосновения практически для всех, помогая поддерживать связь многих людей по мере продвижения проекта. Делайте то, что работает для вас, и не бойтесь попробовать несколько методов общения, пока не найдете то, что работает лучше всего.
3. Отставание качества от бюджета или сроков
Руководители проектов знают, что изменение приоритетов угрожает бюджетам, срокам и успеху проекта. Однако иногда, даже если приоритеты остаются прежними, могут возникнуть препятствия, которые поставят под угрозу согласованные бюджеты и сроки. Если бюджет и сроки являются более приоритетными, чем успех проекта, менеджер проекта должен это исправить. Нет ничего дороже, чем реализация наполовину испеченного проекта, который соответствует срокам и бюджету.
Решение
Четко формулируйте ожидания и эффективно управляйте сроками. Вы должны всегда быть уверены, что все хорошо справляются со своей рабочей нагрузкой, и быстро сообщить, если что-то начнет сбиваться. Возможно придется просить больше ресурсов, таких как больший бюджет, больше рабочих рук в команде проекта или увеличение сроков. Важно узнать об этих запросах как можно раньше. Не бойтесь использовать бюджетные трекеры и другие инструменты, которые помогут лучше управлять этой частью проекта.
Решение
Четко формулируйте ожидания и эффективно управляйте сроками. Вы должны всегда быть уверены, что все хорошо справляются со своей рабочей нагрузкой, и быстро сообщить, если что-то начнет сбиваться. Возможно придется просить больше ресурсов, таких как больший бюджет, больше рабочих рук в команде проекта или увеличение сроков. Важно узнать об этих запросах как можно раньше. Не бойтесь использовать бюджетные трекеры и другие инструменты, которые помогут лучше управлять этой частью проекта.
4. Не брать всех с собой в путешествие
Проект — это путешествие. Если ваша проектная команда не поддерживает решение, ваши заинтересованные стороны не защищают вашу команду, или если люди, чьи роли будут изменены с учетом результатов проекта, не согласованы, ваш проект потерпит неудачу. Требуется много бесед и терпения, чтобы убедить всех отправиться в путешествие с вами и вашим проектом, но это на 100% необходимо.
Решение
Часто люди неохотно слушают и меняются, потому что чувствуют, что их мнение не является приоритетом. Возможно, они обеспокоены тем, как проект повлияет на их повседневную работу, не усложнит ли их жизнь. Найдя время пообщаться с теми, кто не поддерживает ваше видение проекта и тормозит его развитие, вы сможете понять причину и постараться найти компромиссы.
Решение
Часто люди неохотно слушают и меняются, потому что чувствуют, что их мнение не является приоритетом. Возможно, они обеспокоены тем, как проект повлияет на их повседневную работу, не усложнит ли их жизнь. Найдя время пообщаться с теми, кто не поддерживает ваше видение проекта и тормозит его развитие, вы сможете понять причину и постараться найти компромиссы.
5. Устраняйте препятствия, а не становитесь ими
Менеджеры проектов часто являются людьми, которых считают “мастерами на все руки”, и такая динамика иногда может привести к тому, что менеджеры проектов будут заниматься всеми задачами проекта вместо того, чтобы управлять им. Если вы случайно встанете на пути разработчика или инженера, вы станете источником проблем для них. Ваша работа — устранять препятствия, а не становиться ими.
Решение
Определение четких обязанностей внутри вашей проектной команды очень важно для всех. Это поможет вам четко представлять свою роль и позволит другим получить представление о том, чего именно от них ожидают. Проконсультируйтесь со своей командой, все ли чувствуют уверенность в том, что способны сделать все, что им нужно? Есть ли у них нужные ресурсы? Возможно, кто-нибудь испытывает замешательство по поводу его роли и обязанностей? Эти вопросы могут помочь убедиться, что никто не наступает друг другу на пятки.
Решение
Определение четких обязанностей внутри вашей проектной команды очень важно для всех. Это поможет вам четко представлять свою роль и позволит другим получить представление о том, чего именно от них ожидают. Проконсультируйтесь со своей командой, все ли чувствуют уверенность в том, что способны сделать все, что им нужно? Есть ли у них нужные ресурсы? Возможно, кто-нибудь испытывает замешательство по поводу его роли и обязанностей? Эти вопросы могут помочь убедиться, что никто не наступает друг другу на пятки.
Совершайте ошибки, приспосабливайтесь, двигайтесь вперед — ни один проект не обходится без ошибок. Преодолевать неровности на дороге, перестраиваться и двигаться вперед — вот в чем суть управления проектами. Хотя работа иногда может казаться бесконечной и неблагодарной, без нее многие люди никогда не смогли бы добиться успеха. Продолжай свой путь!
