В процессе управления проектами основное внимание уделяется выполнению проекта. Почему? Это этап, на котором все делается — и действия, завершенные или не завершенные во время него, имеют большое значение для производительности проекта. В конце концов, только 40% проектов в основном или всегда приносят пользу.
В этом руководстве мы познакомим вас с ключевыми терминами, методологиями и предлагаемыми инструментами для отличного выполнения проекта. Вы также получите представление о том, каких проблем ожидать, и 8-шаговый процесс для достижения успеха.
Что такое исполнение проекта?
Выполнение проекта, иногда называемое реализацией проекта, представляет собой процесс претворения в жизнь действий, изложенных в ваших планах проекта.
Естественно, это обычно самая длинная фаза более крупного процесса, называемого жизненным циклом управления проектом. В зависимости от выбранного вами ресурса вы увидите, что он состоит из четырех-шести шагов. Для наших целей он включает четыре, которые мы связали здесь, если вы хотите углубиться в каждый:
Естественно, это обычно самая длинная фаза более крупного процесса, называемого жизненным циклом управления проектом. В зависимости от выбранного вами ресурса вы увидите, что он состоит из четырех-шести шагов. Для наших целей он включает четыре, которые мы связали здесь, если вы хотите углубиться в каждый:
- Инициация проекта
- Планирование проекта
- Выполнение проекта
- Закрытие проекта
Что происходит во время выполнения проекта?
Готовы заглянуть за кулисы выполнения проекта? Давайте углубимся в это. Во время этого очень важного шага происходит много всего. Назовем несколько основных видов деятельности:
· Разработка и презентация результатов: ваши команды выполняют запланированные действия, чтобы создать окончательные результаты, которые будут представлены заинтересованным сторонам
· Переход к контролю и оценке проекта: менеджер проекта переходит от обзоров высокого уровня и подробных документов к мониторингу хода выполнения проекта по контрольным точкам и желаемому графику проекта
· Обзор содержания проекта: члены команды и менеджеры проекта должны постоянно следить за тем, чтобы их работа по-прежнему соответствовала определениям, установленным на этапах инициации и планирования
· Документация: участники проекта должны отслеживать задачи по мере их выполнения, задержки или отмены
· Разработка и презентация результатов: ваши команды выполняют запланированные действия, чтобы создать окончательные результаты, которые будут представлены заинтересованным сторонам
· Переход к контролю и оценке проекта: менеджер проекта переходит от обзоров высокого уровня и подробных документов к мониторингу хода выполнения проекта по контрольным точкам и желаемому графику проекта
· Обзор содержания проекта: члены команды и менеджеры проекта должны постоянно следить за тем, чтобы их работа по-прежнему соответствовала определениям, установленным на этапах инициации и планирования
· Документация: участники проекта должны отслеживать задачи по мере их выполнения, задержки или отмены
Общие проблемы во время выполнения проекта
Независимо от того, насколько безупречны ваши планы проектов или подготовка невыполненных работ, проекты на этапе выполнения все еще подвержены потенциальным недостаткам. Здесь мы рассмотрим некоторые из наиболее распространенных и способы управления ими.
Выход за рамки проекта
Выход за рамки проекта — это когда определенные изменения или дополнения запрашиваются/вносятся после начала проекта, и эти изменения выходят за рамки того, что было согласовано в первоначальном документе о содержании.
Хотя выхода за рамки не всегда можно избежать, с этим лучше всего бороться путем тщательного планирования проекта и частых обращений к этим важнейшим проектным документам.
Хотя выхода за рамки не всегда можно избежать, с этим лучше всего бороться путем тщательного планирования проекта и частых обращений к этим важнейшим проектным документам.
Контроль качества
Контроль качества — одна из самых больших обязанностей менеджера проекта на этапе выполнения проекта, потому что он влияет не только на окончательный результат, но и на такие вещи, как бюджет и объем работ.
Настройка регулярных проверок — отличный способ поддержать это, а также сделать рывок.
Настройка регулярных проверок — отличный способ поддержать это, а также сделать рывок.
Запросы на изменение и контроль управления
Запросы на изменение очень тесно связаны с выходом за рамки проекта. Иногда ожидания клиента могут меняться на протяжении всего проекта, что заставляет его просить о пересмотре или корректировке.
Лучше всего ими можно управлять с помощью таких вещей, как настраиваемые формы — таким образом, создается специальный журнал, и точно регистрируются утверждения или отклонения.
Лучше всего ими можно управлять с помощью таких вещей, как настраиваемые формы — таким образом, создается специальный журнал, и точно регистрируются утверждения или отклонения.
8 шагов к успешному выполнению проекта — плюс инструменты и функции
Несмотря на то, что выполнение проекта — это шаг внутри процесса, вы также можете разбить его на несколько шагов для достижения успеха! Вот краткое изложение восьми из них.
1. Выберите и внедрите программное обеспечение для управления проектами
Это первый шаг, потому что остальные семь шагов для успешного выполнения проекта действительно зависят от него. Правильное программное обеспечение для управления проектами обеспечивает истинную видимость выполнения проекта — всех задач, людей и показателей, которые вам нужны. Вот несколько классических задач по выполнению проектов, которые вы можете доверить ПО:
На каждом из следующих шагов мы будем упоминать одну или две функции, которые делают все это возможным.
- Отслеживание времени
- Файловое хранилище
- Планирование
- Коммуникация
- Интеграция с вашими любимыми приложениями
На каждом из следующих шагов мы будем упоминать одну или две функции, которые делают все это возможным.
2. Эффективно делегируйте задачи
Руководители проектов понимают, что когда задача попадает в определенную категорию, ее необходимо назначить определенным членам команды. Это можно сделать более эффективно двумя способами:
- Столбец «Люди». Используйте этот столбец, чтобы назначить отдельных лиц или несколько человек и групп для работы над проектом.
- Статусы и автоматизация. Для новых задач, подпадающих под определенную категорию, например общение с заинтересованными сторонами, вы можете создать автоматизацию, которая всякий раз, когда создается новая задача с этим статусом, будет автоматически назначать конкретного человека.
3. Предоставьте ресурсы, которые расширят возможности вашей команды
Помимо менеджера проекта, над проектом работают преданные своему делу члены команды — все с разными стилями работы и предпочтениями. Ресурсы позволят объединить их всех вместе, но при этом настраивать, что может иметь решающее значение:
· Более 8 представлений: члены команды могут просматривать доски именно так, как они хотят, используя такие представления, как диаграмма Ганта, Канбан и другие, в дополнение к расширенным фильтрам и функции поиска
· Пользовательские статусы и столбцы
· Более 8 представлений: члены команды могут просматривать доски именно так, как они хотят, используя такие представления, как диаграмма Ганта, Канбан и другие, в дополнение к расширенным фильтрам и функции поиска
· Пользовательские статусы и столбцы
4. Составьте план управления рисками
Риск или кризис могут проявить себя во время выполнения проекта. Вы можете обратиться к реестру рисков, чтобы сократить потери времени и негативные последствия незнания того, кто и как должен обрабатывать определенные риски.
5. Поддерживайте эффективную коммуникацию
Правильное программное обеспечение для управления проектами упрощает поддержку и поощрение централизованного общения. Вы сможете легко синхронизировать контент через другие приложения и интеграции.
6. Сделайте проверку прогресса рутиной
Регулярные проверки выполнения являются ключом к обнаружению признаков проблем или неожиданного прогресса, который может высвободить время или ресурсы для других действий.
7. Управляйте масштабом
Как мы уже упоминали, выход за рамки проекта может произойти, когда нет обработки таких вещей, как запросы на изменение. Управляйте этими запросами и утверждениями в одном месте, чтобы не было никаких сюрпризов.
8. Подготовьтесь к этапу окончания проекта
Большая часть фазы конца проекта вращается вокруг сбора важной документации и результатов для заинтересованных сторон. Планируя выполнение проекта, вы легко сможете быстро искать и находить важные документы, отчеты и многое другое в одном месте.
Какова основная цель выполнения проекта?
Иногда его называют этапом выполнения и контроля. Выполнение проекта служит для управления всеми действиями, которые будут способствовать успешному завершению проекта и его результатам.
Каковы элементы выполнения проекта?
- Объем проекта
- Стандарты качества и технические аспекты
- Заявления о целях
- Распределение ресурсов
- Расписание и график
- Компоненты организации
Кто отвечает за выполнение проекта?
Менеджер проекта должен контролировать и направлять команду проекта, которая выполняет действия по реализации проекта. Хотя менеджер проекта не создает результаты, он отвечает за повседневное управление проектом, благодаря которому это происходит.
