ТОП-5 ошибок, которые совершают менеджеры проектов

Эта роль помогает поддерживать полный цикл проекта. Ответственные за общение с заинтересованными сторонами, управление бюджетами и сроками, а также за помощь проектной команде, менеджеры проектов имеют много забот. С таким количеством постоянно меняющимися переменных, проектные команды и менеджеры проектов будут совершать ошибки.

Ошибки неизбежны
И хотя ошибок избежать невозможно, будет полезно быть знакомым с самыми распространенными из тех, что совершают менеджеры проектов, и инструментами для их устранения. Помните, даже если ошибка произошла, все поправимо. При правильном мышлении, определенных инструментах и активной поддержке руководства проектными менеджеры, которые сталкиваются с препятствиями, могут добиться успеха. Вот 5 самых больших ошибок в управлении проектами и как их избежать.

Страшный термин “расползание сферы охвата” — это то, что не дает многим руководителям проектов спать по ночам. Когда проект начинает набирать обороты, может показаться, что новые заинтересованные стороны и дополнительные требования начинают возникать сами собой. Эти дополнительные требования могут помешать прогрессу, которого добивается команда, поставить под сомнение ясность проекта и под угрозу общий успех запланированного проекта. В то время как у заинтересованных сторон может возникнуть соблазн добавлять небольшие запросы и изменения по всему проекту, менеджер должен управлять этими запросами, иначе они рискуют подвергнуть всю команду риску.

Решение
Поддерживая четкий набор запланированных результатов конкретного проекта и периодически просматривая этот список, вы сможете четче понимать картинку происходящего. Как проект-менеджеру, вам важно привыкнуть говорить “нет”, даже людям с большим стажем, чем вы, потому что никто лучше вас не знает все тонкости вашего проекта. Если новые требования обязательны, вам придется пересмотреть ожидания в отношении бюджета и сроков или поработать с заинтересованными сторонами, чтобы выяснить, какие другие требования можно убрать вместо этого. В этой ситуации нужно чем-то пожертвовать, и вам решать, чем именно.

Иногда может показаться, что менеджер проекта тратит больше времени на общение о проекте, чем на саму работу над проектом. Однако это важный аспект работы любого проект-менеджера. Неспособность сообщить заинтересованным сторонам об обновлениях проекта может оставить у них ощущение, что они находятся в неведении, и поставить под угрозу свою способность оказывать необходимую поддержку проекту. Кроме того, без надлежащей коммуникации в самой проектной команде требования могут быть упущены, приоритеты могут стать неясными, а обязанности могут быть перегружены.

Решение
Устанавливайте регулярные точки соприкосновения для общения по мере необходимости. Если еженедельное собрание заинтересованных сторон помогает внести ясность в то, что происходит в проекте, и увеличивает инвестиции, это, вероятно, стоит вашего времени. Вам нужны точки соприкосновения в течение недели с вашей проектной командой, чтобы разобраться в возникших проблемах или оказать поддержку, которая может потребоваться. Как менеджер проекта, вы должны выступать в качестве точки соприкосновения практически для всех, помогая поддерживать связь многих людей по мере продвижения проекта. Делайте то, что работает для вас, и не бойтесь попробовать несколько методов общения, пока не найдете то, что работает лучше всего.

Руководители проектов знают, что изменение приоритетов угрожает бюджетам, срокам и успеху проекта. Однако иногда, даже если приоритеты остаются прежними, могут возникнуть препятствия, которые поставят под угрозу согласованные бюджеты и сроки. Если бюджет и сроки являются более приоритетными, чем успех проекта, менеджер проекта должен это исправить. Нет ничего дороже, чем реализация наполовину испеченного проекта, который соответствует срокам и бюджету.

Решение
Четко формулируйте ожидания и эффективно управляйте сроками. Вы должны всегда быть уверены, что все хорошо справляются со своей рабочей нагрузкой, и быстро сообщить, если что-то начнет сбиваться. Возможно придется просить больше ресурсов, таких как больший бюджет, больше рабочих рук в команде проекта или увеличение сроков. Важно узнать об этих запросах как можно раньше. Не бойтесь использовать бюджетные трекеры и другие инструменты, которые помогут лучше управлять этой частью проекта.

Проект — это путешествие. Если ваша проектная команда не поддерживает решение, ваши заинтересованные стороны не защищают вашу команду, или если люди, чьи роли будут изменены с учетом результатов проекта, не согласованы, ваш проект потерпит неудачу. Требуется много бесед и терпения, чтобы убедить всех отправиться в путешествие с вами и вашим проектом, но это на 100% необходимо.

Решение
Часто люди неохотно слушают и меняются, потому что чувствуют, что их мнение не является приоритетом. Возможно, они обеспокоены тем, как проект повлияет на их повседневную работу, не усложнит ли их жизнь. Найдя время пообщаться с теми, кто не поддерживает ваше видение проекта и тормозит его развитие, вы сможете понять причину и постараться найти компромиссы.

Менеджеры проектов часто являются людьми, которых считают “мастерами на все руки”, и такая динамика иногда может привести к тому, что менеджеры проектов будут заниматься всеми задачами проекта вместо того, чтобы управлять им. Если вы случайно встанете на пути разработчика или инженера, вы станете источником проблем для них. Ваша работа — устранять препятствия, а не становиться ими.

Решение
Определение четких обязанностей внутри вашей проектной команды очень важно для всех. Это поможет вам четко представлять свою роль и позволит другим получить представление о том, чего именно от них ожидают. Проконсультируйтесь со своей командой, все ли чувствуют уверенность в том, что способны сделать все, что им нужно? Есть ли у них нужные ресурсы? Возможно, кто-нибудь испытывает замешательство по поводу его роли и обязанностей? Эти вопросы могут помочь убедиться, что никто не наступает друг другу на пятки.

Совершайте ошибки, приспосабливайтесь, двигайтесь вперед — ни один проект не обходится без ошибок. Преодолевать неровности на дороге, перестраиваться и двигаться вперед — вот в чем суть управления проектами. Хотя работа иногда может казаться бесконечной и неблагодарной, без нее многие люди никогда не смогли бы добиться успеха. Продолжай свой путь!

Читайте также:

1. 8 советов для успешного управления проектами
2. Основы реализации проекта: руководство на 2023 год
3. 7 навыков управления проектами, которыми вы должны обладать в 2023 году
4. Как вы можете создать продуктивную проектную команду?