Полезные статьи MyQRcards

Как создать эффективный план сокращения расходов

2023-04-22 16:48 Финансы Бизнес
Проект сокращения расходов — это когда организация переключается с одной системы на другую. Он может включать модернизацию технологий, смену поставщиков или изменение старых процессов. Основная проблема, связанная с сокращениями, заключается в том, что перемены коснуться всех участников, таких как клиенты, сотрудники и партнеры.

Создание плана сокращения может помочь вам описать процесс перехода от одной системы к другой. В нем должен быть подробно описан каждый этап процесса. Это помогает определить вовлеченных людей, сколько времени займет каждый шаг и сценарии на случай, если что-то пойдет не так.

При управлении проектами сокращения расходов крайне важно все планировать заранее. Таким образом, вы сможете свести к минимуму любое негативное влияние на свой бизнес. Чтобы помочь вам, мы разобрали шесть советов по разработке эффективного плана сокращения расходов.

1. Проведите мозговой штурм с вашей командой по сокращению расходов

Когда вы планируете свою инициативу по сокращению расходов, необходимо собрать свою команду для мозгового штурма. Сеанс мозгового штурма может помочь вам определить все возможные проблемы, которые могут возникнуть во время сокращения расходов, и способы их решения. Вы можете составить контрольный список вопросов для рассмотрения и задать их каждому члену команды.

2. Проведите аудит своих текущих процессов

Вам нужно знать, где вы находитесь, прежде чем решать, куда идти. Проводя аудит существующих процедур, вы можете определить области, требующие улучшения, и определить затраты, связанные с внесением этих изменений.

Кроме того, вы можете определить узкие места в текущем потоке процессов или понять, где можно было бы лучше потратить время. Вы можете использовать эту информацию для создания нового технологического процесса, который может сократить время и сэкономить деньги, оптимизируя вашу производительность.

3. Разработайте новый технологический процесс

После определения областей улучшения и оценки вашего текущего технологического процесса пришло время разработать новый. На этом этапе может быть полезен черновой вариант. Имейте в виду, что вам все еще необходимо разработать подробные планы для каждого этапа вашего нового технологического процесса. Тем не менее, создание эффективного плана сокращения расходов требует тщательной организации.

Между тем, любые сбои могут привести к значительным задержкам в сроках реализации вашего проекта и повлиять на ваш бюджет. Итак, устанавливая свой новый технологический процесс, вы можете задать параметры для оценки его эффективности как до, так и после внедрения. Кроме того, это помогает определить необходимые инструменты, чтобы сделать весь процесс более плавным.

Кроме того, для соответствующей корректировки потока необходимо информировать об изменениях все заинтересованные стороны. Возможно, вам также потребуется провести обучение сотрудников, особенно тех, кому требуются продвинутые навыки для выполнения своих задач после завершения сокращения. Таким образом, вы гарантируете, что все будут готовы к своим новым ролям после модернизации.

Читайте также: 5 вещей, которые нужно знать перед использованием программного обеспечения для управления расходами

4. Определите потенциальные проблемы во время бета-тестирования

После создания нового технологического процесса в вашем проекте сокращения вы должны определить возможные проблемы, которые могут возникнуть во время бета-тестирования. Это могут быть проблемы с новейшим программным обеспечением или системой, трудности с новым технологическим потоком или невозможность доступа к необходимым для этого данным. Также необходимо предвидеть сопротивление пользователей, потому что некоторые члены команды могут не оказать поддержки.

Вы можете свести к минимуму эти проблемы, выявив все возможные во время бета-тестирования, особенно те, которые могут помешать деловой активности. Вы также можете начать готовить решения для сложных ситуаций.

Например, если есть критически важный сбор данных, без которого вы не можете провести бета-тестирование, убедитесь, что у вас есть готовый план резервного копирования. Если все подготовлено таким образом, переход на новую систему пройдет более гладко.

Читайте также: Остаточный доход и как его рассчитать

5. Планируйте наихудший сценарий

Хотя вы можете надеяться на лучшее, подготовка к наихудшему сценарию по-прежнему необходима. Следовательно, необходим запасной план на случай, если что-то пойдет не так. Это поможет вам расставить приоритеты, какие системы нуждаются в исправлении в первую очередь.

Например, предположим, что вам нужно выбрать между расстановкой приоритетов между задачами, которые приносят более высокий доход, и задачами, которые имеют решающее значение для предоставления предлагаемых продуктов или услуг. Запасной план может помочь вам разобраться в ситуации, предоставляя альтернативные решения.

С другой стороны, вы можете включить этап тестирования, на котором вы будете оценивать каждую систему после завершения сокращения. Эта схема может гарантировать, что все работает правильно и что никакие существенные проблемы не встанут на вашем пути к успеху.

6. Подготовьте контрольный список после сокращения расходов

Если все идет по плану, самое время отпраздновать. Это также возможность оценить ваши усилия по этому переходу. Тем не менее, убедитесь, что контрольный список после сокращения расходов готов, если что-то пойдет не так, как ожидалось. Ваш контрольный список после сокращения расходов может включать обзор плана сокращения расходов, чтобы увидеть, нужно ли внести какие-либо пробелы или улучшения.

Кроме того, вы можете пересмотреть свой план аварийного восстановления, если на этапе отключения возникнут какие-либо проблемы. Кроме того, анализ вашего процесса перехода имеет важное значение для внесения необходимых корректировок для его дальнейшего улучшения.

Читайте также: Применение поведенческих финансов в управлении инвестициями

Ключевой вывод

Успешное сокращение поможет вашей организации сэкономить деньги, повысить производительность и значительно снизить риски простоев. Однако, если это не спланировано должным образом, то может вызвать серьезные проблемы, такие как простои системы или плохое взаимодействие с пользователем.

Чтобы избежать этих проблем, вы можете собрать команду для определения потенциальных препятствий. Возможно, вам также потребуется спланировать наихудшие сценарии и убедиться, что у вас есть запасной план для сокращения времени простоя.