5 вещей, которые нужно знать перед использованием программного обеспечения для управления расходами

Есть специальное программное обеспечение, которое помогает вам управлять расходами. Это процесс и система, используемая для расчетов, отчетов по претензиям. Так, если вы владелец компании и разрешаете своим сотрудникам выставлять счета, то они могут делать это с помощью данного программного обеспечения. Таким образом, не нужно будет нанимать человека, который будет заниматься всеми рекламациями. Более того, отпадает риск ошибок.

С программным обеспечением все станет проще и легче. Обычно работа со счетами-требованиями нелегка, потому что вам самим приходится все отслеживать и проводить аудит. Уходит много времени и сил. А вот программное обеспечение для экспресс-управления справляется со всем самостоятельно.

Но подождите... Как же выбрать такое программное обеспечение из множества представленных на рынке? Итак, если вы пытаетесь найти лучший инструмент для управления расходами, вам нужно знать как он работает, чем может помочь и каким должен быть.

Интуитивно понятная панель управления

Управление расходами предлагает вам интуитивно понятную приборную панель. Она содержит единые данные о расходах в визуальном формате для менеджеров. Это облегчает им понимание и анализ затрат. Таким образом, процесс отчетности и обработки ваших расходов превращается в электронную верификацию.

С помощью такой программы вам не придется создавать несколько листов excel и жонглировать ими. Панель управления предлагает множество преимуществ, которые включают в себя:

Все квитанции, соответствующие аналогичным, доступны на одном экране. Таким образом, вы сможете без особых усилий проводить верификацию и получать быстрые справки без проблем.
Информация предоставляется в режиме реального времени, что позволяет видеть текущее состояние вашего бизнеса.
Вся финансовая информация и данные о затратах доступны в одном месте. Это поможет финансовому отделу составлять расходные бюджеты на будущее.
Финансовая команда сможет создавать отчеты о данных каждого сотрудника. Информация подскажет, кто и сколько тратит.

С помощью этой интуитивно понятной приборной панели вы также сможете увидеть основные тренды. Это расскажет о состоянии отчетов о расходах, об их статусе, а также об их утверждении. Таким образом, если рапорт проходит процесс ратификации, это отразиться в статусе.

Мобильное приложение

Мобильные приложения значительно облегчают и упрощают работу. Здесь можно подать отчет и обработать его. Бумажная работа — довольно суматошное и трудоемкое занятие и надолго занимает административный персонал. Поэтому, если документооборота много, возникают трудности. Однако приложение для управления расходами совместимо со смартфонами. Так что используйте мобильную версию.

Мобильное приложение позволит сотрудникам подавать и просматривать отчеты, делая процессы эффективными и быстрыми, а также беспроблемными.

В дополнение к этому программные средства также оснащены функцией уведомления пользователей. Так можно напоминать сотрудникам о текущих отчетах. В случае наличия нерешенных задач мобильное приложение предоставит вам информацию и об этом.

Не относитесь к расходам легкомысленно

Издержки — довольно значительная статья расходов в каждом бизнесе. Согласно отчетам, 6-12% годового бюджета компаний уходит на развлечения и путешествия. Если издержки так велики, то какова будет стоимость их обработки? Вам понадобятся сотрудники, которые будут заниматься всеми этими расходами и составлять отчеты. Вся эта бумажная работа также требует больших усилий и создает много мусора и отходов.

С использованием программных продуктов все эти проблемы будут решены. Вам не придется нанимать команду для работы с рекламациями. Более того, это снизит нагрузку на финансовую команду и сделает их труд проще.

Обеспечение комфорта для ваших сотрудников повысит их психологическую удовлетворенность. Нагрузка снизится, а улучшенная рабочая среда повысит и эффективность.

Нельзя справится с каждым случаем мошенничества

Ручной труд влечет за собой множество ошибок. Компании сталкиваются с мошенничеством на сотни и тысячи долларов. Сотрудники создают фальшивые счета и просят рекламаций (возмещения ущерба). Согласно отчетам, одна треть всех рекламаций, предъявляемых ежемесячно, является мошенничеством. Поэтому компаниям необходимо контролировать такие вещи.

Обычно такое происходит из-за неверной внутренней политики. Сотрудники покрывают друг друга, действует круговая порука. Но даже если вы не можете контролировать все мошенничества, то есть способ уменьшить их количество. С помощью программных инструментов, снижающих человеческий фактор, сокращается количество поддельных рекламаций, а компания экономит деньги.

Программное обеспечение помогает с правовыми факторами

Еще один важный фактор в рекламациях — юридический. Все претензии, предъявляемые сотрудниками, должны соответствовать законодательству. Сложно отслеживать это вручную. Вам нужно платить налоги, а для этого необходимы все финансовые данные. Проверка регистров и квитанций — сложная работа в такие моменты.

Однако программные средства предоставляют вам всю необходимую информацию на одной странице. Вы получаете любые данные, необходимые для представления в государственные органы. Таким образом, вы можете потребовать возврата налога на деловые расходы сотрудников. Это поможет вашей компании избежать дальнейших потерь.