Аудит рисков проекта: что вам нужно знать

2023-05-08 14:38 Управление проектами

Вы ищете способ лучше управлять рисками, связанными с вашими проектами? Аудит рисков — это эффективный инструмент, который может помочь руководителям проектов выявлять потенциальные проблемы до того, как они испортят вам жизнь.

Уделяя время аудиту рисков, вы можете уменьшить неопределенность в своих проектах, одновременно улучшая видимость того, что может пойти не так. В этой статье вы узнаете, когда использовать аудит рисков, кто должен это делать и почему, чем он отличается от анализа рисков и многое другое.

Что такое аудит рисков в управлении проектами?

Аудит рисков означает разные вещи в разных отраслях, поэтому давайте сосредоточимся только на смысле этого термина для управления проектами.

Аудит рисков — это процесс, используемый для определения того, действительно ли выполняются действия по управлению рисками и выполняются ли они эффективно.

Аудит рисков может включать:

Политика и рекомендации в отношении рисков, связанных с конкретным проектом
План управления рисками
Стратегии управления рисками и смягчения последствий, выбранные для каждого выявленного риска
Были ли выбраны правильные ответственные за риски и насколько они были эффективны
Эффективность планов реагирования на риски и были ли предприняты правильные действия.

Другими словами, аудит — это способ проверить, что управление рисками проекта осуществляется правильным образом.

Кто проводит аудит рисков?

Менеджер проекта, другой менеджер проекта, сотрудник PMO или специалист по аудиту рисков могут проводить аудит.

Результаты могут быть отправлены обратно руководителю проекта, руководителю программы или высшему руководству, поскольку, вероятно, результат будет полезен не только этой проектной команде.

Преимущества аудита рисков: стоит ли его планировать?

Аудит? У кого есть на это время? Это просто еще одно ретроспективное упражнение по расставлению галочек, верно?

Неправильно! В действительности стоит потратить время на анализ эффективности используемых методов управления рисками. Если у вас уже есть процесс для экспертных обзоров или аудитов проектов, то к этому легко добавить анализ рисков.

В чем преимущества:

Обеспечение всесторонней оценки рисков, связанных с проектом
Помощь в определении потенциальных областей для улучшения проекта (если он еще не завершен) и будущих проектов
Эффективная практика управления проектами – больше никаких журналов рисков, которые хранятся и никогда не просматриваются снова.

Проводя объективный аудит рисков, организации могут лучше управлять своими проектами, повышать эффективность и экономию средств, а также совершенствовать процессы принятия решений.

Аудиты рисков предоставляют ценную информацию, которая может быть использована для обоснования решений, связанных с распределением ресурсов и составлением бюджета для будущих проектов. Должны ли мы тратить больше времени на управление рисками? Были ли у нас правильные ответственные за риски? Знали ли люди, что делать, когда им были распределены действия по снижению риска, и если нет, то почему?

С помощью этих данных руководители проекта могут лучше видеть, куда следует вложить усилия (и деньги) для достижения желаемых результатов.

Аудиты управления рисками могут предоставить бесценную информацию о процессе проекта и помочь организациям принимать обоснованные решения, которые максимизируют эффективность, обеспечивают экономию средств за счет лучшего использования ресурсов и повышают шансы на общий успех проекта.

Чем аудит рисков отличается от анализа рисков?

Хорошо, большой вопрос: аудит рисков против анализа рисков. Какой из них мне провести?
Проведите и то, и другое.

Анализ рисков — это процесс идентификации, записи, обсуждения, обновления журнала и работы с риском. Это ежедневные материалы, еженедельные беседы и отчеты по проекту.

Аудит, как мы видели выше, представляет собой более вдумчивый разговор в стиле "извлеченных уроков" о том, правильно ли вы поступали, своевременно выявляли потенциальные риски, выбирали правильные действия, эффективно выполняли их с нужными людьми и, следовательно, осуществляли управление рисками наилучшим из возможных способов.

Аудит рисков:

Охватывает все аспекты управления рисками;
Выполняется единожды;
Лучше всего проводить кем-то внешним по отношению к проектной команде;
Проводится ретроспективно, анализируются прошлые результаты;
Обеспечивает уверенность в процессе;
Рассматривает процесс в целом.

Анализ рисков:

Сфера применения сосредоточена на выполнении управления рисками;
Регулярная деятельность по управлению проектом;
Лучше всего проводить проектной командой;
Происходит в тот момент, когда выявляются новые риски;
Рассматривает индивидуальные риски.

В проекте есть 3 этапа, когда вы можете провести любой вид аудита, включая тот, который фокусируется на процессе управления рисками.

1. Предпроектный аудит
Этот тип аудита проводится до начала проекта. Это своего рода предварительная проверка: подумайте о том, что может пойти не так в проекте, и создайте некоторую устойчивость, чтобы этого не произошло. Это помогает в снижении рисков и их идентификации, потому что вы можете опираться на опыт предыдущих проектов, чтобы не допустить ошибок в настоящем.

2. Промежуточный аудит проекта
Наиболее распространенный тип аудита. Промежуточный аудит проекта проводится в ходе проекта, чтобы оценить прогресс в достижении целей и определить любые области, которые нуждаются в улучшении или корректировке. Вы могли бы провести один из них или запланировать их через регулярные промежутки времени в рамках длительного проекта.

3. Послепроектный аудит
Послепроектный аудит — это более формальный процесс. Правильно ли мы все сделали? Следили ли мы за процессами? Насколько эффективно мы осуществляли управление проектом?

Выводы из проведенных аудитов могут быть сохранены для использования в будущих проектах.

Основные выводы

Аудиты рисков являются ценным инструментом для руководителей проектов и позволяют обеспечить их бесперебойную работу. Аудиты рисков дают углубленный взгляд на то, как осуществляется управление рисками в рамках проекта, и это дает представление о том, что можно было бы сделать лучше.

Аудиты отличаются от регулярных проверок рисков, поскольку они смотрят на эффективность процесса.

Ваши следующие шаги:
Запланируйте время для анализа рисков. Включите это в ретроспективный или более широкий аудит проекта, чтобы минимизировать влияние на вашу рабочую нагрузку.
Поговорите с заинтересованными сторонами проекта о цели управления рисками и проведите краткую проверку работоспособности, чтобы убедиться, что вы эффективно управляете рисками.
Наконец, если у вас есть время, выберите один из ваших прошлых проектов, к которому можно вернуться. Откройте журнал учета рисков и посмотрите, насколько эффективно вы управляли рисками на протяжении жизненного цикла. Что бы вы сделали по-другому? Где зияющие пробелы в том, что вы сделали? И можете ли вы, оглядываясь назад и соблюдая дистанцию, понять, почему это произошло?

Вы можете быть удивлены тем, что узнаете!