Блог MyQRcards

Как создать справочник сотрудников организации?

В справочнике сотрудников хранятся контакты, связанные с работой и личной информацией всех членов команды вашей организации. При правильном использовании справочник может стать мощным инструментом вовлечения сотрудников в работу.

В статье мы дадим полное представление о корпоративных справочниках. Продолжайте читать, чтобы узнать, почему они важны, какую информацию в них указывать и какие решения есть на рынке.

Что такое Справочник сотрудников?

Справочник сотрудников — это как цифровая телефонная книга для вашей компании. Платформа для поиска контактов и другой важной информации о ваших коллегах.
Обычно включает полное имя сотрудника, его должность, фотографию, отдел, электронную почту, номер телефона и местоположение. В некоторых справочниках можно указать личную информацию, образование, навыки или даже хобби.
В прошлом справочники сотрудников были бумажными. В таком формате они отнимали много времени, использовали много бумаги и очень быстро устаревали. С развитием технологий справочники перешли в цифровой формат. Сегодня они создаются и автоматизируются с помощью специализированных онлайн-сервисов, доступных вашим сотрудникам с любого устройства и из любой точки мира.
Справочники сотрудников могут называться по-разному. Вот некоторые варианты:
  • cправочник сотрудников
  • корпоративный справочник
  • корпоративные директории
  • организационный справочник
  • корпоративный каталог
  • корпоративная адресная книга
  • и другие комбинации перечисленных терминов
В конечном итоге, как бы вы ни называли свое ПО для корпоративного аналога записной книги, цель у него одна: помочь вашим сотрудникам легко найти контакты своих коллег.
Создайте справочник сотрудников с помощью MyQRcards! Вот пример справочника, созданного с нашим сервисом ↓
Справочник сотрудников компании Смарт-Сервиса

Почему важно вести корпоративный справочник?

Справочники позволяют хранить, управлять и обновлять важную информацию обо всех сотрудниках вашей организации. Помимо централизованного места хранения информации о сотрудниках, они обладают рядом других преимуществ:

Объединение коллег

Корпоративный справочник служит основным инструментом, который объединяет сотрудников и упрощает общение, позволяя быстро находить нужные контакты.
Например, менеджер может воспользоваться справочником, чтобы быстро найти, кто из ИТ-отдела поможет с установкой программного обеспечения.

Понимание организационной структуры

Справочник помогает сотрудникам лучше понять структуру компании. Он показывает, кто чем занимается, к какому отделу относится, и какова его роль в компании.
Например, новый проджект-менеджер может воспользоваться корпоративным справочником для поиска ответственных за исполнение сотрудников и избежать ненужных задержек.

Планирование встреч

Если ваши сотрудники работают удаленно или вы руководите глобальным предприятием, справочник, в котором указаны часовые пояса коллег, облегчит планирование встреч.
Например, руководитель международного проекта может воспользоваться справочником, чтобы быстро проверить, в каких часовых поясах находятся все участники команды, и выбрать оптимальное время для видеоконференции.

Онбординг новых сотрудников

Для новых сотрудников корпоративный справочник — это инструмент быстрой адаптации в компании. Он позволяет новичкам сразу узнать, к кому можно обратиться за помощью и с кем они будут взаимодействовать в работе.
Например, новый сотрудник может воспользоваться корпоративным справочником, чтобы узнать непосредственных руководителей, ответственных за кадровые вопросы, и личного адаптера.

Корпоративная культура компании

Справочник укрепляет корпоративную культуру, позволяя сотрудникам делиться личной информацией: биографией, увлечениями и интересами. Это создает более дружелюбную атмосферу, стимулирует общение и сотрудничество, а также усиливает чувство принадлежности к команде.

Какую информацию о сотрудниках включать в справочник?

Объем информации справочника зависит только от вас и должен соответствовать культуре компании. Однако, чтобы выполнять свою функцию, даже самый простой корпоративный справочник должен содержать следующую информацию о каждом сотруднике:

Имя

Полное имя сотрудника, включая возможные сокращения или прозвища, под которыми его знают коллеги. Указание корректного имени важно для облегчения поиска сотрудника в справочнике, особенно в крупных организациях.

Отдел

Информация об отделе каждого сотрудника может помочь людям, которые ищут контакт с нужным коллегой.

Должность

Должность или название профессии дает представление о роли каждого сотрудника в организационной структуре и в конкретном отделе. Наличие должности также облегчает сотрудникам поиск коллег по нужному профилю.

Email-адрес

Один ресурс со всеми почтовыми адресами сотрудников позволяет им быстро решать корпоративные вопросы.

Номер телефона

Если речь идет о срочных вопросах, база телефонных номеров сотрудников — важный инструмент для удобной коммуникации сотрудников.

Местонахождение

Когда нужно запланировать встречу с коллегой, находящимся в другом часовом поясе, справочник сотрудников с информацией о местоположении поможет найти самые удобные варианты.

Фото

Если ваш справочник сотрудников ведется с помощью специализированного программного обеспечения для управления персоналом, ваши сотрудники смогут загружать свои фотографии в личные карточки.

Личная информация

Вы можете разрешить сотрудникам указывать дополнительную личную информацию, чтобы создать сообщество вокруг вашей компании. Дополнительная личная информация может включать:
  • День рождения
  • Раздел «Обо мне»
  • Забавные факты
  • Дату приема на работу

Кто имеет доступ к карточке сотрудника?

Карточки сотрудников, как правило, доступны всем коллегам. Однако некоторые решения для создания корпоративного справочника представляют возможность превратить карточки сотрудников в полноценные электронные визитки для удобного обмена контактами с собеседниками.
Например, у каждого корпоративного пользователя MyQRcards в специальном мобильном приложении есть своя электронная визитка и список контактов всех сотрудников. Подробнее про электронные визитки рассказали в статье.
Электронная визитка сотрудника со списком коллег

Лучшие отечественные решения для создания справочника сотрудников на 2024 год

Чем лучше программное обеспечение для создания корпоративного справочника, тем полезнее оно будет для сотрудников, руководства и отдела кадров. Никогда не стоит недооценивать силу простого в использовании интерфейса и гибкого функционала!
За последние два года многие зарубежные HR-платформы ушли с российского рынка, а оставшиеся продолжают ограничивать доступ для пользователей из России. Чтобы вам не пришлось срочно перестраивать свои процессы, мы предлагаем несколько качественных отечественных решений:

MyQRcards

Решение для компаний, которым нужно быстро и просто организовать справочник сотрудников. MyQRcards позволяет каждому сотруднику иметь собственную цифровую визитку, которая содержит все необходимые контактные данные и информацию о роли в компании:
  • ФИО
  • должность
  • контакты
  • образование
  • день рождения
  • ссылки на сайт и соцсети
  • информацию о компании
В мобильном приложении удобно реализован поиск сотрудников по имени, подразделению или должности. Каждый контакт можно сохранить одной кнопкой в смартфон или поделиться в мессенджерах.
С помощью корпоративного кабинета можно централизованно управлять всеми карточками и автоматически выдавать визитки новым сотрудникам.

МояКоманда

Платформа, специально разработанная для управления HR-процессами, включая создание и ведение корпоративных справочников. Позволяет структурировать информацию о сотрудниках таким образом, чтобы она была легко доступна для всех членов команды. Основное преимущество – это возможность интеграции справочника с другими HR-инструментами МояКоманда.

HRBOX

Личные карточки сотрудников — это лишь одна из составляющих платформы HRBOX для автоматизации процессов управления персоналом. Система позволяет отмечать нужную кадровую и контактную информацию, статусы сотрудников, их зоны ответственности и другое. Это помогает быстро находить нужных специалистов для различных задач.

VK People Hub

Платформа, созданная для эффективного управления кадровыми ресурсами, включая создание профилей сотрудников. В контексте справочника сотрудников VK People Hub предлагает гибкую настройку профилей с возможностью добавления рабочей и личной информации. Сильная сторона решения — интеграция с другими продуктами VK.

Битрикс24 Enterprise HRM

Универсальное корпоративное решение для крупных организаций. На платформе сотрудники создают личные страницы с контактами, должностью, командой, руководителями и другой личной информацией. Решение подойдет пользователям Битрикс24 из компаний уровня Enterprise.

Почему корпоративный справочник должен стать частью современной HR-стратегии?

Справочник сотрудников — это не просто список имен и контактов. Это инструмент, который может значительно улучшить коммуникацию и производительность в организации.
Чтобы получить максимум от справочника, необходимо поддерживать его в актуальном состоянии и интегрировать с другими рабочими инструментами.
Независимо от того, управляете ли вы небольшой компанией, которая только создаёт корпоративный справочник, или крупным бизнесом, который хочет улучшить текущий — мы надеемся, что это руководство помогло вам понять, насколько важен этот инструмент.