Как наладить взаимодействие между отделами

Простой ответ на вопрос, почему сотрудничество между отделами имеет решающее значение, заключается в том, что оно устраняет и предотвращает недопонимания. По мере роста компании возникает разрозненность, потому что люди стараются оставаться в своей зоне ответственности.

Но это может создавать проблемы для других отделов. Например, хранение данных о продажах и продуктах внутри отдела, когда это может помочь команде маркетинга лучше понять клиентов и улучшить коммуникацию.

Неустранение разрозненности отделов может привести к:

Отсутствию связи: отсутствие сотрудничества между отделами может привести к таким неприятностям, как срыв сроков.

Проблемам с клиентским опытом: клиентский опыт страдает, когда ваши команды не общаются друг с другом (например, клиенты повторно объясняют одни и те же проблемы разным отделам).

Дублированием задач: незнание того, над чем работают другие команды, может привести к тому, что два отдела будут создавать один и тот же проект (например, презентации, исследования продуктов).

Упущенным целям компании: команды, работающие по отдельности, не будут согласованы друг с другом или с целями компании.

Когда отделы работают вместе, это создает гармонию на рабочем месте и дает следующие преимущества:

• Экономия средств за счет устранения дублирования, так как проекты и задачи будут видны всем;

• Сокращение оттока клиентов, поскольку все отделы будут согласованы в отношении надлежащих процедур обслуживания клиентов;

• Расширяет обмен знаниями, чтобы у каждой команды была информация, необходимая для продуктивной работы и достижения целей всей компании;

• Заставляет сотрудников чувствовать, что они являются частью чего-то большего с общей миссией.

Есть разные способы получить эти результаты. Брэд Андерсон, основатель фирмы цифрового маркетинга Fruition, попросил руководителей разных отделов поменяться местами, что помогло каждому отделу лучше понять друг друга. Андерсон поощряет еженедельные беседы между коллегами из разных отделов. Например, у разработчика есть созвон с SEO-специалистом. Это также создает личные связи между командами.

Не существует единого способа реализовать сотрудничество между отделами. Это зависит от того, являются ли они удаленными, а также от типов проектов или задач, над которыми им необходимо сотрудничать.

Artifact, компания, которая помогает предприятиям прогнозировать качество обслуживания клиентов, использует совместный метод под названием «От заметок к демонстрациям».

«Каждый понедельник кросс-функциональные команды пишут служебную записку с подробным описанием результатов для клиентов, которые они планируют продемонстрировать на следующей неделе», — говорит Нейт Сандерс, соучредитель Artifact.

Они записывают риски, известные и неизвестные факторы, связанные с их работой, и используют памятку в качестве рабочего журнала в течение недели. В следующий понедельник каждый демонстрирует свой прогресс. Это позволяет командам быть в курсе, не сбиваться с пути и еженедельно реализовывать проекты.

Мэтт Бентон, генеральный директор Бестраншейного информационного центра, который предоставляет информацию о бестраншейных технологиях, использует еженедельные межведомственные собрания для обсуждения событий в организации. Он объединяет всех и позволяет совместно обсуждать проблемы и пути их решения.

«Встречи — это также отличный способ для меня, как менеджера, получить отзывы от членов моей команды о том, как мы работаем как компания», — говорит Бентон.

То, как вы решите поощрять сотрудничество между отделами, зависит от культуры вашей компании. Например, если у вас есть удаленная компания, вы можете использовать инструменты для совместной работы, такие как Slack и Zoom, для групповых видеозвонков или общих каналов, чтобы каждый мог обсуждать проекты и возникающие проблемы.

Вот несколько идей, чтобы улучшить совместную работу между отделами в вашем бизнесе:

• Назначайте регулярные кросс-групповые встречи для обсуждения проектов, целей компании и идей (но убедитесь, что они достаточно хорошо спланированы, чтобы не терять времени);

• Создайте общее пространство между отделами лично или в цифровом формате, используя инструменты управления проектами и обмена сообщениями;

• Поощряйте открытую и совместную коммуникацию между отделами, создав форум, к которому каждый может получить доступ;

• Поощряйте команды за работу с другими отделами (например, совместное выполнение проекта приносит баллы для получения приза);

• Установите четкие цели, над достижением которых каждый может работать вместе, и четко обозначьте роль каждого в достижении этой цели;

• Предлагайте вебинары, семинары и учебные занятия (в прямом эфире или онлайн), чтобы научить команды новым навыкам, которые могут быть полезны другим отделам (например, обучение маркетингу UX-дизайну для облегчения сотрудничества с продуктовыми командами);

• Проводите мероприятия для поощрения сплочения коллектива (например, игры для укрепления доверия или мероприятия, в которых участвуют люди из разных отделов);

• Попросите оставить отзыв, чтобы понять, как идут дела у отделов, какие возникли проблемы и какие есть идеи по улучшению (например, создайте цикл обратной связи с помощью опросов и/или регулярных проверок);

• Празднуйте, когда команды достигают целей, чтобы выразить благодарность за их совместный успех (это заставит больше людей посвятить себя взаимодействию в долгосрочной перспективе).

• Создавайте рабочие процессы, которые способствуют сотрудничеству между отделами и разрушают разрозненность (например, планируйте обратную связь от команды разработчиков, когда отделы маркетинга отправляют материалы);

• Разработайте единый источник с актуальной информацией о проектах, целях и т. д. и разместите эти цели в легкодоступном месте, чтобы никто не упустил из виду миссию (например, закрепите на форуме или в общем доступе).

Вы можете улучшить процесс совместной работы между командами, попробовав некоторые забавные способы, такие как:

Мозговые штурмы: объединяйте команды для работы над проблемами, создания инновационных продуктов, разработки новых идей;

Общие проблемы: Создавайте задачи, которые требуют совместной работы команд для их решения. Например, создайте небольшой проект, над которым должны работать все отделы в сжатые, но выполнимые сроки.

Командообразующие мероприятия: выводите команды из офиса — попробуйте что-то вроде ретрита или охоты за мусором, чтобы наладить отношения за пределами рабочего места.

Саджид Джавед, генеральный директор Vehicles Bro, информационного веб-сайта об автомобилях, не стал ждать, пока его команды начнут органично сотрудничать.

«Я провожу семинары, на которых разные команды демонстрируют свою работу, что обеспечивает более четкое общение между отделами», — говорит Джавед.

Геймификация также является эффективным методом. Vehicles Bro ежеквартально проводит церемонии награждения, чтобы отметить достижения внутри компании, и одна категория предназначена для лучшего совместного проекта.

Решение о том, как создать совместное рабочее место, не должно лежать только на ваших плечах. Вовлеките свои команды, спросив, какие методы, действия и технологии, по их мнению, улучшат сотрудничество.