Как обеспечить бесперебойную работу сайта, когда ваша команда отдыхает

Если вы предполагаете какие-либо задачи в вашей стратегии управления веб-сайтом, которые необходимо выполнить в праздничные дни, составьте план с пунктами действий, которые необходимо выполнить до того, как ваша команда отправится отдыхать, а также задачами на время возвращения из отпуска. Убедитесь, что этот план устанавливает разумные сроки.

Создание плана действий по важным задачам (и его выполнение, конечно) гарантирует, что ваш сайт будет готов работать в течение нескольких недель с сокращенным персоналом. А также поможет вашей команде составить структурированный план действий, когда они вернутся к работе.

Чтобы предотвратить выгорание еще до начала отпуска, составьте план с разумными ожиданиями того, что ваша команда может сделать до отпуска, а что может подождать до его окончания. Распределите эти задачи на несколько недель до отпуска, чтобы не спешить сделать все в последнюю минуту.

Вероятно, есть задачи, которые не могут ждать до окончания отпуска, и им следует отдать приоритет. Чем раньше вы планируете, тем лучше.

Замораживание кода — это когда код веб-сайта не добавляется, не удаляется и не редактируется. Другими словами, на ваш веб-сайт не вносятся никакие изменения, которые могут привести к ошибкам, когда вокруг меньше людей, которые могут их исправить.

Заморозка кода должна начаться от недели до одного месяца до перерыва. Убедитесь, что новый код, который может иметь непредвиденные и негативные последствия для вашего сайта, не публикуется.

Даже кажущиеся незначительными изменения в кодовой базе вашего сайта могут привести к негативным последствиям, которые усугубляются, если ваша команда отсутствует и/или если они происходят в периоды высокой посещаемости — лучше вообще приостановить коммиты, пока вся ваша команда не будет в сети.

Если вы еще не автоматизировали рутинное обслуживание веб-сайта и бизнес-задачи, сейчас самое время это сделать (или, если у вас нет времени до праздничного перерыва, не забудьте привести план в действие)

Такие вещи, как маркетинговые электронные письма и другие коммуникации с клиентами, перемещение данных между приложениями или извлечение данных с вашего веб-сайта для анализа, могут быть автоматизированы и выполнять работу, пока ваша команда отсутствует.

Если вы занимаетесь маркетингом по электронной почте, возможно, вы уже автоматизировали рабочие процессы электронной почты. Убедитесь, что ответственные за электронную почту запланировали достаточно общения на время вашего отсутствия, а также через несколько дней после возвращения.

То же самое касается публикации в социальных сетях: если вы используете автоматизацию в своих учетных записях в социальных сетях, подготовьте запланированные публикации на своих платформах и поддерживайте интерес своих подписчиков в праздничный сезон.

У вас также есть возможность автоматизировать общение с клиентами. Например, вы можете настроить автоматический ответ на своем канале поддержки клиентов, предупреждая клиентов о том, что ваша команда берет перерыв и скоро ответит.

Если вы управляете интернет-магазином, автоматизация может отправлять счета, подтверждения оплаты и подтверждения доставки клиентам, распространять рекламные электронные письма и скидки, отправлять электронные письма о брошенной корзине и следить за вашим инвентарем.

Автоматизация нужна не только для отпуска — она экономит часы ежедневной работы круглый год, позволяя вам сосредоточиться на других аспектах своей работы.

Даже если вы сделали все возможное, чтобы подготовиться к праздникам, непредвиденные простои или проблемы с безопасностью все равно могут вызвать проблемы у вашего сайта. В этих случаях вы должны установить способы экстренной связи со всеми членами вашей команды.

Четко определите, какие каналы вы будете использовать в экстренных случаях — электронная почта, внутреннее приложение для обмена сообщениями или вы можете поделиться телефонными номерами в крайнем случае для решения срочных вопросов.

Установите для своей команды четкие ожидания относительно того, когда использовать эти каналы. Экстренная связь не должна проверяться несколько раз в день. Во время отпуска ваши сотрудники должны пинговаться только в случае необходимости. И чтобы исключить или минимизировать это, ваша команда должна полагаться на внутренние ресурсы.

В зависимости от того, кто продолжает работать в праздничные дни, сотрудники могут отвечать за задачи, связанные с веб-сайтом, с которыми они не знакомы. Здесь полезно документировать процессы вашей команды, включая инструкции по обслуживанию и руководства по устранению потенциальных проблем.

Документацией можно поделиться в документе Google, на сайте команды или в репозитории кода вашего сайта — в любом легкодоступном месте. Просмотрите документацию вашей команды и убедитесь, что она полна и удобна для понимания.

Как и автоматизация, мониторинг веб-сайтов предназначен не только для отпуска. Владелец веб-сайта должен ежедневно отслеживать активность своего сайта, проверяя нарушения или тенденции в трафике или безопасности.

Вы же не хотите, чтобы у клиентов возникли проблемы с вашим сайтом до того, как вы их обнаружите? Мониторинг веб-сайта подобен посетителю, который никогда не покидает ваш сайт, обнаруживает аномалии и немедленно сообщает вам, если что-то не так. Настройте свое программное обеспечение для мониторинга, чтобы отправлять оповещения о приоритетных событиях, пока вы в отпуске, чтобы вы не отсутствовали, пока ваш веб-сайт не работает.

Определите ключевые потенциальные события на сайте и заранее определите, к какому уровню серьезности они относятся. Например, домашняя страница не работает (P1), невозможно добавить товары в корзину (P1), на странице о нас есть проблемы (P4, это может подождать). Установите ожидания относительно того, насколько быстро ваша команда будет реагировать на проблемы разного уровня серьезности (P1, P2, P3 и т. д.), и подумайте о том, чтобы добавить их в соглашение об уровне обслуживания вашей компании.

Как мы знаем, ваш сайт не уходит в отпуск вместе с вашей командой и клиентами. Даже если ваш персонал поддержки ограничен во время праздника, это не означает, что вы должны полностью прекратить работу службы поддержки.

Держите некоторые ресурсы поддержки доступными для посетителей веб-сайта в отсутствие вашей основной команды, будь то временный персонал службы поддержки для обработки заявок, живой чат (еще одно полезное применение автоматизации) и/или обширная база знаний, охватывающая большинство проблем клиентов.

Вы также можете заранее сообщить клиентам — через свой веб-сайт, электронную почту или и то, и другое — о том, что служба поддержки будет работать медленнее во время праздников. Укажите даты, чтобы клиенты точно знали, чего ожидать. Это показывает, что вы думаете о своих клиентах и позволяете им подготовиться соответствующим образом.

Хотя нам всем нужно свободное время, чтобы оставаться счастливыми и продуктивными, ваш бизнес-сайт не делает перерывов. Чтобы поддерживать свой онлайн-бизнес, когда наступают праздники, все сводится к правильному планированию.

Теперь последний шаг: после того, как вы подготовились, вы можете выключить ноутбук и отключиться. Да, ваш веб-сайт важен, но не менее важна и подзарядка вашей умственной энергии.