8 советов для успешного управления проектами

Когда дело доходит до ответа на вопрос “Почему проекты терпят неудачу?”, многие причины можно проследить до плохого планирования и исследований — важнейших этапов инициирования и планирования жизненного цикла проекта. Устанавливая, синхронизируя и согласовывая ключевые аспекты, такие как организационные приоритеты, цели и требования на ранней стадии, уменьшается вероятность путаницы в них позже.

Вторым шагом к успешному управлению проектами является поиск правильной структуры или методологии. Методологи управления проектами описывают набор руководящих принципов и процессов, которые используются для планирования, управления и выполнения проектов. Независимо от того, какую методологию вы выбираете, эти рамки определяют, как работа будет расставлена по приоритетам и завершена, а также способ ее визуализации.

Прозрачность может иметь решающее значение при управлении проектом, поскольку возникают уязвимости и сложности. При наличии сильной культуры прозрачности члены команды и лидеры могут полагаться друг на друга, чтобы взять на себя ответственность за свою работу, независимо от того, насколько детализированными или напряженными становятся ваши планы.

Это начинается с четкой коммуникации, чтобы каждый участник мог понять ваши долгосрочные цели, ключевые показатели эффективности (KPI) и планы, а также то, как они вписываются в общую картину. Один из способов добиться этого - вовлечь каждого сотрудника в процесс планирования (на некотором уровне) и предоставить им право влиять на задачи и результаты, используя надежный рабочий процесс управления проектами, который вы можете создать. Дополнительная привилегия этого способа? Сотрудники, как правило, более эффективно управляют своим временем, чтобы работать наилучшим образом.

Масштабирование - одна из основных проблем, с которыми сталкиваются руководители проектов. 52% компаний сталкиваются с вялотекучестью масштаба или непредвиденными изменениями в рамках проекта. Хотя это может быть связано с неконтролируемыми факторами на протяжении всего проекта, наличие нужных людей за столом планирования может помочь вам более точно определить масштаб проекта с самого начала. Привлекая опытных заинтересованных сторон и членов команды на этапах инициирования и планирования, вы можете избежать многих разочарований позже. Вы даже можете обратиться к старым данным проекта, чтобы более четко определить этап охвата.

Если вы хотите, чтобы ваша команда оставалась продуктивной, вам необходимо составить графики работы, которые соответствуют рабочей нагрузке вашей команды и предполагаемому дедлайну. Хотя разработать идеальный график управления проектами практически невозможно, сбалансировать эти два фактора - выгодная инвестиция. Таким образом, вы можете просматривать индивидуальные или групповые рабочие нагрузки в той же рабочей области, в которой вы управляете календарями, сроками и ресурсами.

Правильные и четко сообщенные графики помогают уменьшить задержки и другие дорогостоящие неудачи. Тип используемой вами методологии управления проектами также может повлиять на то, как ваша команда использует свое время для достижения цели или нескольких мелких целей. Также важно запланировать время для того, что вы не планируете делать в проекте.

Управление ресурсами является важным принципом управления проектами и описывает процесс предварительного планирования, составления расписания и распределения ваших ресурсов для достижения максимальной эффективности. В физическом смысле управление ресурсами можно объяснить на примере подрядчика, управляющего строительными проектами — они могут решить заказать бетононасос для двух объектов вместо того, чтобы платить за два одновременно.

Для цифровых проектов ресурсы часто относятся к конкретным сотрудникам или командам. У графического дизайнера может быть несколько параллельных проектов, поэтому вам нужно будет планировать их, чтобы выполнить работу. Список продолжает включать любое количество ресурсов, включая людей, капитал и другие материальные блага.

Заинтересованная сторона - это тот, кто непосредственно инвестировал в успех проекта. Они могут быть ключевыми клиентами, внутренними пользователями продукта, руководителями или менеджерами по продуктам. Чтобы заручиться их поддержкой — финансовой или иной, — которая подпитывает проект, команды и руководители проектов не должны экономить на любой работе, необходимой для их проектов.

Связь и взаимодействие между этими двумя сторонами должны быть установлены до, во время и после проекта. Почему? Потому что каждый предлагает уникальные идеи и перспективы в отношении целей организации и возможностей команды.

Чтобы добиться успеха в современном мире удаленной работы, межведомственного сотрудничества, совместного использования файлов в облаке и 1000 других переменных, уникальных для вашей компании, вам нужна современная платформа управления проектами.

Это даст вам свободу работать в любой структуре управления проектами, которую вы предпочитаете. С помощью инструментов и программного обеспечения вы сможете по-настоящему адаптировать работу к своему рабочему процессу.