С переговорами по электронной почте мы неизбежно сталкиваемся в жизни. В современном мире растет число технологических взаимодействий без традиционной человеческой связи, и у такого способа переговоров есть свои плюсы и минусы.
Начнем с преимуществ:
Переговоры по электронной почте могут сэкономить время, деньги и поездки, которые необходимы при личных встречах.
Электронная почта снижает стресс. Когда время на вашей стороне, вы можете обдумать свой ответ. Немедленная реакция, необходимая при личных и телефонных переговорах, может вызвать беспокойство, что делает переговоры по электронной почте желанным облегчением.
Более медленное время отклика электронной почты может предотвратить коленный рефлекс, взрывные вспышки или необдуманные быстрые сделки.
Электронная почта имеет тенденцию создавать иллюзию изолированности, позволяя людям задавать вопросы, которые было бы трудно задать лицом к лицу. Это может быть преимуществом, хотя некоторые люди считают это недостатком.
Несмотря на эти преимущества, считается, что переговоры по электронной почте в половине случаев заканчиваются тупиком, а исследования показывают меньшее удовлетворение процессом. Почему?
Переговоры по электронной почте — это не то же самое, что переговоры лицом к лицу (или даже по телефону). Игнорируйте этот простой факт на свой страх и риск.
Подводные камни электронной почты включают в себя:
Вероятность недопонимания. Язык тела, выражение лица, тон голоса и прикосновения являются фундаментальными аспектами личного общения, и все они отсутствуют в переговорах по электронной почте.
Появляются только слова на экране; нет контекста или возможности оценить реакцию других. Это может быть существенным препятствием (как в понимании другой стороны, так и в понимании самого себя).
Электронная почта имеет тенденцию вызывать краткий обмен мнениями. Люди менее склонны выстраивать взаимопонимание. Вместо этого они сразу переходят к делу. Этот стиль часто может показаться кратким, грубым или конфронтационным.
Возможно, меньше внимания уделяется взаимным интересам и больше внимания уделяется позиционному торгу.
Легче сказать «нет» экрану компьютера, чем кому-то лично.
Соглашения по электронной почте могут быть недействительными. Стороны могут с большей вероятностью отказаться от обязательств, которые они взяли на себя по электронной почте.
Существует тенденция меньше готовиться к переговорам по электронной почте. Неподготовленные должным образом люди с большей вероятностью берут на себя обязательства, о которых позже сожалеют и пытаются отказаться.
Итак, как вы компенсируете риски, связанные с общением по электронной почте? Как вы можете найти способы установить связь и доверие?
Вот 10 простых стратегий для начала:
Попробуйте сначала встретиться лично. Встреча с кем-то перед началом переговоров по электронной почте позволяет вам наблюдать за невербальными сигналами и оценивать реакцию друг на друга.
Попробуйте запланировать телефонные звонки или личные встречи в какой-то момент во время затяжных переговоров по электронной почте.
Будьте человеком. Персонализируйте общение и добавьте человеческие эмоции. Дайте собеседнику почувствовать вашу индивидуальность и постарайтесь добиться от него того же. Ищите точки соприкосновения.
Выражайте свои эмоции. Не бойтесь выражать сочувствие, озабоченность или сомнения, но при этом излучать оптимизм по поводу достижения взаимоприемлемого решения.
Сделайте цифровую светскую беседу. Делитесь историями или анекдотами и спрашивайте о личных обстоятельствах другой стороны, когда это уместно.
Улучшите свой текст. Подумайте о том, чтобы дополнить сообщения электронной почты изображениями или видео.
Сделайте это лично. Используйте персонализированные приветствия и знаки внимания, а не «все по делу».
Задавайте вопросы часто и заранее, чтобы избежать двусмысленности. Это также вовлекает другую сторону в режим решения проблем.
Не слишком остро реагируйте. Слова в электронном письме могут показаться грубыми, даже если они не были задуманы такими. Не реагируйте слишком остро и не отвечайте тем же. Сделайте вдох. Подумайте о том, чтобы позвонить, а не отправлять ответ по электронной почте. Старайтесь поддерживать позитивную атмосферу.
Не забудьте заранее подготовиться. Знайте свою точку сопротивления. Подумайте о своей стратегии и о том, какую тактику вы можете использовать.
Продающие электронные письма являются важной частью маркетинговой стратегии. Они могут быть очень эффективными, если написаны правильно. О том, как правильно написать продающее письмо, мы рассказываем здесь.