Полезные статьи MyQRcards

4 шага для создания структуры распределения рисков

2023-02-22 16:17 Управление проектами Бизнес
Нет риска, нет вознаграждения. Большинство проектов в бизнесе связаны с определенным риском, но мы всегда надеемся, что это того стоит. Однако иногда, когда риски превращаются в препятствия, они могут сорвать проект. Хотя полностью избежать рисков может быть невозможно, осознание их заранее может означать разницу между провалом проекта и успехом.

Когда дело доходит до управления проектами, одним из наиболее важных инструментов, которые вы можете использовать, является структура распределения рисков. В этой статье мы рассмотрим, что такое структура разбивки рисков и как её использовать для создания вашего следующего проекта.

Что такое структура разбивки рисков?

Структура разбивки рисков (RBS) представляет собой тип графика или диаграммы, используемой руководителями проектов для выявления рисков и потенциальных причин рисков, связанных с проектом.
Это иерархическая декомпозиция общих рисков проекта, начиная с рисков самого высокого уровня и разбивая их на все более конкретные подриски.

Каковы преимущества использования структуры разбивки рисков для вашего проекта?

Структура разбивки рисков предназначена для того, чтобы помочь руководителям проектов планировать риски и реагировать на них на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Нанося на карту различные уровни риска, все участники проекта могут легко общаться по таким задачам, как планирование управления рисками, идентификация, анализ, планирование реагирования и контроль.

Кроме того, знание различных факторов риска проекта помогает разбить проект на более мелкие, более управляемые цели, которые легче планировать.
Некоторые преимущества использования структуры разбивки рисков для вашего проекта включают в себя:

  • Организация и классификация рисков для определения их приоритетности и соответствующего распределения ресурсов.
  • Выявление рисков на ранней стадии жизненного цикла проекта и рисков, которые могут быть связаны друг с другом
  • Помощь в создании плана управления рисками проекта путем выявления потенциальных рисков и их причин
  • Предоставление основы для мониторинга и обновления рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта
  • Ясно и лаконично сообщать о рисках заинтересованным сторонам проекта
  • Поиск потенциальных областей улучшения для будущих проектов

Создайте структуру разбивки рисков для вашего бизнеса за 4 шага

Лучший способ создать структуру разбивки рисков для вашего бизнеса зависит от конкретной отрасли. Каждый бизнес уникален по типу рисков, с которыми он сталкивается. Тем не менее, хотя конечный результат может отличаться, есть несколько конкретных шагов, которым вы можете следовать, чтобы создать структуру разбивки рисков, соответствующих вашим потребностям.

1. Определите потенциальные риски

Когда вы начинаете определять категории риска, важно понимать, откуда может исходить возможная опасность. Существует ряд рисков, находящихся вне контроля организации, которые труднее предотвратить, но все же требуют осведомленности и подготовки.

Чтобы определить риски, присутствующие в вашем проекте, важно сузить категории рисков, которые могут включать:

  • Внешние: риски, неподконтрольные организации, такие как экономика, стихийные бедствия и политическая нестабильность
  • Внутренние: под контролем организации, такие как неэффективное управление финансами, плохое принятие решений и текучесть кадров
  • Эксплуатационные: производственные проблемы, сбои в цепочках поставок и сбои в работе ИТ
  • Стратегические: провалы новых продуктов, потеря доли рынка и конкурентное давление
  • Финансовые: выручка организации, кредит, стоимость товаров и услуг, рентабельность и платежеспособность организации
  • Технологические: утечка данных, кибератаки, системные сбои, несовместимые или устаревшие технологии
  • Соблюдение: несоблюдение законов, правил, контрактов или этических стандартов

2. Назначьте подкатегории для каждого риска

Со структурами разбивки рисков вы хотите быть как можно более конкретными, чтобы быть хорошо подготовленными. Недостаточно выбрать категории риска, соответствующие вашему бизнесу, вам также необходимо разбить их на подкатегории.

Подкатегории могут быть созданы путем разбивки основных категорий на более конкретные риски. Например, если у вас есть категория «Технологические риски», вы можете создать подкатегории «Аппаратные риски», «Программные риски» и «Сетевые риски».

3. Оцените каждый из рисков

После присвоения категорий и подкатегорий всем соответствующим рискам вы должны проанализировать и оценить их. Проведя анализ рисков, и оценив их, вы можете расставить приоритеты, которые требуют немедленного внимания. Обычный способ, которым менеджеры проектов классифицируют риск, заключается в измерении вероятности (P) и воздействия (I). Вероятность (P) измеряет вероятность того, что риск действительно возникнет, а воздействие(I) показывает, насколько сильно это повлияет на успех или результат проекта. Вы можете выбрать, как вы оцениваете каждый из этих факторов, но стандартно иметь от трех до пяти вариантов для вероятности, а затем три для воздействия.

4. Создайте свою структуру

После того, как вы собрали все свои категории и подкатегории и присвоили рискам оценку, определяющую вероятность и уровни приоритета, следующим шагом будет добавление всех данных в диаграмму, чтобы все заинтересованные стороны могли получить доступ к информации.

При составлении блок-схемы важно помнить о нескольких вещах:

  • Организуйте диаграмму так, чтобы это имело смысл для конкретного проекта, например, сгруппируйте риски по типу или по этапу проекта
  • Используйте метки и цвета, чтобы различать разные типы рисков, чтобы диаграмму было легко понять
  • Включите всю соответствующую информацию для каждого риска, такую ​​как название, описание и потенциальное воздействие
  • Регулярно пересматривайте и обновляйте свою схему, поскольку риски могут меняться, становиться неактуальными и могут возникать новые

Конечно, можно создать структуру разбивки рисков в таких программах, как Microsoft Excel, но для подробных диаграмм сохранение этих данных на листе Excel может быть громоздким и занимать много времени. Вместо этого обратитесь к программному обеспечению для управления проектами.

Определяет ли структура разбивки работ риск проекта?

Структуры разбивки работ также могут различаться в зависимости от отрасли и компании поэтому хотя некоторые из них могут включать риски проекта, многие структуры разбивки работ вместо этого фокусируются на рабочем процессе.

Когда создается структура разбивки рисков?

Блок-схема создается в процессе идентификации рисков, который происходит до начала проекта или на этапе его планирования.

Возможная опасность столкнуться с рисками

Риски являются неотъемлемой частью управления проектами. Подготовив свою команду к разбивке структуры рисков, вы избежите застоя проекта. Использование программного обеспечения, для создания схем дает вам дополнительную гибкость и прозрачность ваших проектов, так что вы можете быть уверены, что риски остаются на уровне проекта и не влияют на общение и совместную работу вашей команды.