Офис без бумаги: несколько советов, как сократить ее использование или отказаться совсем

Одним из способов беспрепятственного перехода к безбумажному офису является установка ограничений на бумажную печать. Вы можете свести к минимуму печать с помощью факсимильного аппарата и больше использовать цифровые документы.

Это избавляет вас от надобности хранения документов, занимающих место на полках, и дает больше возможностей для эффективного хранения и систематизации документов. Это также снижает потребность в ручном аудите, который может занимать много времени.

Вы можете начать с ограничения печати основных документов и более частого использования цифровых файлов. Хотя поначалу это может показаться сложным, ясное мышление поможет вам и членам вашей команды не сбиться с пути.

Вы можете хранить важные файлы в облачном хранилище в виде цифровых копий. Это устраняет необходимость хранить вашу информацию на печатных копиях, которые занимают полки вашего офиса.

Уполномоченный персонал может получить доступ к цифровым файлам в общем облачном хранилище и переносить копии на свои жесткие диски, не распечатывая их, что удобно.

Еще одна замечательная особенность облачного хранилища заключается в том, что оно обеспечивает идеальное место для резервного копирования всех важных документов. Это простой способ защитить данные от кражи и неправильного обращения.

Кроме того, облачные инструменты позволяют избежать возможной потери данных из-за неисправности аппаратных дисков. Вы можете получить доступ к документам, если у вас есть подключение к интернету.

Цифровое ведение заметок предполагает запись информации на электронные платформы вместо бумаги. Вы можете либо печатать заметки, либо использовать функции записи голоса.

Оттуда вы можете использовать приложения для составления карт разума для создания блок-схем, представляющих данные более всесторонне.

Цифровые заметки менее сложны и концептуальны, чем вы думаете. Вы можете использовать приведенные ниже советы, чтобы сделать процесс намного проще для вас:

• Используйте жирный шрифт или подзаголовки для разделения тем и разделов.
• Используйте короткие фразы в форме маркированного списка для более кратких и легко читаемых заметок.
• Сосредоточьтесь на том, чтобы отметить важные детали и вырезать лишнее.
• Организуйте свои заметки, используя папки и категории, чтобы легко получить к ним доступ позже.
• Разделите сообщения по датам, номерам и именам.

Эта форма ведения заметок немного отличается от традиционной ведения заметок. Но все это представляет одно и то же — быстрое получение важных деталей. Помните об этих советах, чтобы выполнить задачу без проблем.

Раньше, если вы хотели поделиться визитной карточкой, у вас был только один вариант — бумага. Чаще всего отбеленная и большого веса. Сокращение использования бумаги должно касаться всех нас не только потому, что на деревья приходится половина земных запасов углерода, но и из-за огромного количества энергии и воды, используемых при ее производстве.

Еще недавно у нас не было выбора как делиться своими контактными данными в профессиональной обстановке. К счастью сегодня выбор есть, и все больше частных компаний переходят на цифровые визитные карточки или бесконтактные NFC-карты.

Подробнее и цифровых визитках мы писали в этой статье.

Вы хотите, чтобы вам не приходилось вручную печатать документы для установки подписей?

Благодаря штампам цифровой подписи теперь это возможно.

Традиционное подписание документов предполагает нанесение чернил на настоящую бумагу, что требует печати и может быть дорогостоящим. Цифровые подписи позволяют обойти это.

Штампы с цифровой подписью также являются официальными, как и традиционные подписи, поскольку они соответствуют различным правилам. Используйте электронные системы выставления счетов. Вы можете использовать систему онлайн-биллинга как часть своего безбумажного стартапа.

Цифровые электронные счета и счета-фактуры также экономят время печати и являются более безопасным способом передачи финансовой информации.

Также рассмотрите возможность использования программного обеспечения для автоматизации расчетов с кредиторами (AP). Он предоставляет множество преимуществ, которые вы можете найти полезными и дополняющими ваши усилия по созданию безбумажного офиса.

Переход на безбумажный бизнес — похвальный способ минимизировать использование бумаги и стать более экологически устойчивым.

Но каким бы привлекательным ни казался этот вариант, вы должны иметь надлежащую инфраструктуру, включая цифровые устройства и беспроводное подключение к интернету. Сейчас самое подходящее время, чтобы сделать это.

Читайте другие советы, как сделать офис «зеленым» в нашей статье.