Как создать справочник сотрудников организации?

2024-09-25 16:50

В справочнике сотрудников хранятся контакты, связанные с работой и личной информацией всех членов команды вашей организации. При правильном использовании справочник может стать мощным инструментом вовлечения сотрудников в работу.

В статье мы дадим полное представление о корпоративных справочниках. Продолжайте читать, чтобы узнать, почему они важны, какую информацию в них указывать и какие решения есть на рынке.

Что такое Справочник сотрудников?

Справочник сотрудников — это как цифровая телефонная книга для вашей компании. Платформа для поиска контактов и другой важной информации о ваших коллегах.

Обычно включает полное имя сотрудника, его должность, фотографию, отдел, электронную почту, номер телефона и местоположение. В некоторых справочниках можно указать личную информацию, образование, навыки или даже хобби.

В прошлом справочники сотрудников были бумажными. В таком формате они отнимали много времени, использовали много бумаги и очень быстро устаревали. С развитием технологий справочники перешли в цифровой формат. Сегодня они создаются и автоматизируются с помощью специализированных онлайн-сервисов, доступных вашим сотрудникам с любого устройства и из любой точки мира.

Справочники сотрудников могут называться по-разному. Вот некоторые варианты:

cправочник сотрудников
корпоративный справочник
корпоративные директории
организационный справочник
корпоративный каталог
корпоративная адресная книга
и другие комбинации перечисленных терминов

В конечном итоге, как бы вы ни называли свое ПО для корпоративного аналога записной книги, цель у него одна: помочь вашим сотрудникам легко найти контакты своих коллег.

Создайте справочник сотрудников с помощью MyQRcards! Вот пример справочника, созданного с нашим сервисом ↓

Почему важно вести корпоративный справочник?

Справочники позволяют хранить, управлять и обновлять важную информацию обо всех сотрудниках вашей организации. Помимо централизованного места хранения информации о сотрудниках, они обладают рядом других преимуществ:

Объединение коллег

Корпоративный справочник служит основным инструментом, который объединяет сотрудников и упрощает общение, позволяя быстро находить нужные контакты.

Например, менеджер может воспользоваться справочником, чтобы быстро найти, кто из ИТ-отдела поможет с установкой программного обеспечения.

Понимание организационной структуры

Справочник помогает сотрудникам лучше понять структуру компании. Он показывает, кто чем занимается, к какому отделу относится, и какова его роль в компании.

Например, новый проджект-менеджер может воспользоваться корпоративным справочником для поиска ответственных за исполнение сотрудников и избежать ненужных задержек.

Планирование встреч

Если ваши сотрудники работают удаленно или вы руководите глобальным предприятием, справочник, в котором указаны часовые пояса коллег, облегчит планирование встреч.

Например, руководитель международного проекта может воспользоваться справочником, чтобы быстро проверить, в каких часовых поясах находятся все участники команды, и выбрать оптимальное время для видеоконференции.

Онбординг новых сотрудников

Для новых сотрудников корпоративный справочник — это инструмент быстрой адаптации в компании. Он позволяет новичкам сразу узнать, к кому можно обратиться за помощью и с кем они будут взаимодействовать в работе.

Например, новый сотрудник может воспользоваться корпоративным справочником, чтобы узнать непосредственных руководителей, ответственных за кадровые вопросы, и личного адаптера.

Корпоративная культура компании

Справочник укрепляет корпоративную культуру, позволяя сотрудникам делиться личной информацией: биографией, увлечениями и интересами. Это создает более дружелюбную атмосферу, стимулирует общение и сотрудничество, а также усиливает чувство принадлежности к команде.

Какую информацию о сотрудниках включать в справочник?

Объем информации справочника зависит только от вас и должен соответствовать культуре компании. Однако, чтобы выполнять свою функцию, даже самый простой корпоративный справочник должен содержать следующую информацию о каждом сотруднике:

Имя

Полное имя сотрудника, включая возможные сокращения или прозвища, под которыми его знают коллеги. Указание корректного имени важно для облегчения поиска сотрудника в справочнике, особенно в крупных организациях.

Отдел

Информация об отделе каждого сотрудника может помочь людям, которые ищут контакт с нужным коллегой.

Должность

Должность или название профессии дает представление о роли каждого сотрудника в организационной структуре и в конкретном отделе. Наличие должности также облегчает сотрудникам поиск коллег по нужному профилю.

Email-адрес

Один ресурс со всеми почтовыми адресами сотрудников позволяет им быстро решать корпоративные вопросы.

Номер телефона

Если речь идет о срочных вопросах, база телефонных номеров сотрудников — важный инструмент для удобной коммуникации сотрудников.

Местонахождение

Когда нужно запланировать встречу с коллегой, находящимся в другом часовом поясе, справочник сотрудников с информацией о местоположении поможет найти самые удобные варианты.

Фото

Если ваш справочник сотрудников ведется с помощью специализированного программного обеспечения для управления персоналом, ваши сотрудники смогут загружать свои фотографии в личные карточки.

Личная информация

Вы можете разрешить сотрудникам указывать дополнительную личную информацию, чтобы создать сообщество вокруг вашей компании. Дополнительная личная информация может включать:

День рождения
Раздел «Обо мне»
Забавные факты
Дату приема на работу

Кто имеет доступ к карточке сотрудника?

Карточки сотрудников, как правило, доступны всем коллегам. Однако некоторые решения для создания корпоративного справочника представляют возможность превратить карточки сотрудников в полноценные электронные визитки для удобного обмена контактами с собеседниками.

Например, у каждого корпоративного пользователя MyQRcards в специальном мобильном приложении есть своя электронная визитка и список контактов всех сотрудников. Подробнее про электронные визитки рассказали в статье.

→ Начните тест-драйв сегодня, чтобы узнать, как мы можем упростить ваши HR-процессы!

Лучшие отечественные решения для создания справочника сотрудников на 2024 год

Чем лучше программное обеспечение для создания корпоративного справочника, тем полезнее оно будет для сотрудников, руководства и отдела кадров. Никогда не стоит недооценивать силу простого в использовании интерфейса и гибкого функционала!

За последние два года многие зарубежные HR-платформы ушли с российского рынка, а оставшиеся продолжают ограничивать доступ для пользователей из России. Чтобы вам не пришлось срочно перестраивать свои процессы, мы предлагаем несколько качественных отечественных решений:

MyQRcards

Решение для компаний, которым нужно быстро и просто организовать справочник сотрудников. MyQRcards позволяет каждому сотруднику иметь собственную цифровую визитку, которая содержит все необходимые контактные данные и информацию о роли в компании:

ФИО
должность
контакты
образование
день рождения
ссылки на сайт и соцсети
информацию о компании

В мобильном приложении удобно реализован поиск сотрудников по имени, подразделению или должности. Каждый контакт можно сохранить одной кнопкой в смартфон или поделиться в мессенджерах.

С помощью корпоративного кабинета можно централизованно управлять всеми карточками и автоматически выдавать визитки новым сотрудникам.

МояКоманда

Платформа, специально разработанная для управления HR-процессами, включая создание и ведение корпоративных справочников. Позволяет структурировать информацию о сотрудниках таким образом, чтобы она была легко доступна для всех членов команды. Основное преимущество – это возможность интеграции справочника с другими HR-инструментами МояКоманда.

HRBOX

Личные карточки сотрудников — это лишь одна из составляющих платформы HRBOX для автоматизации процессов управления персоналом. Система позволяет отмечать нужную кадровую и контактную информацию, статусы сотрудников, их зоны ответственности и другое. Это помогает быстро находить нужных специалистов для различных задач.

VK People Hub

Платформа, созданная для эффективного управления кадровыми ресурсами, включая создание профилей сотрудников. В контексте справочника сотрудников VK People Hub предлагает гибкую настройку профилей с возможностью добавления рабочей и личной информации. Сильная сторона решения — интеграция с другими продуктами VK.

Битрикс24 Enterprise HRM

Универсальное корпоративное решение для крупных организаций. На платформе сотрудники создают личные страницы с контактами, должностью, командой, руководителями и другой личной информацией. Решение подойдет пользователям Битрикс24 из компаний уровня Enterprise.

Почему корпоративный справочник должен стать частью современной HR-стратегии?

Справочник сотрудников — это не просто список имен и контактов. Это инструмент, который может значительно улучшить коммуникацию и производительность в организации.

Чтобы получить максимум от справочника, необходимо поддерживать его в актуальном состоянии и интегрировать с другими рабочими инструментами.

Независимо от того, управляете ли вы небольшой компанией, которая только создаёт корпоративный справочник, или крупным бизнесом, который хочет улучшить текущий — мы надеемся, что это руководство помогло вам понять, насколько важен этот инструмент.